regresse ao trabalho com estas 7 dicas de organização e sinta a diferença.
o método KonMari™ pode ser aplicado nas diferentes áreas da nossa vida que "precisem de ser organizadas". pode empregar exactamente as mesmas etapas sugeridas por Marie Kondo para a casa no seu local de trabalho e na organização da secretária.
além de questionarmos se os objectos nos trazem alegria, também podemos questionar se rotinas, empregos e escolhas que tomamos todos os dias nos fazem felizes.
acredite que, quer tenha de administrar uma empresa, seguir técnicas de gestão empresarial e ter sucesso ou precisar de melhorar a eficiência no atelier onde trabalha ou como empreendedor/a, a boa organização do seu espaço de produção é fundamental!
a organização possibilita uma melhoria imediata na produtividade e motivação dos colaboradores, impactando diretamente com todo o ambiente do escritório. E como é bom ouvir clientes a dizer:
“agora sim, dá gosto trabalhar neste espaço”
dou como exemplo um colaborador de uma empresas com quem trabalhei.
por isso, aproveite a rentrée após as férias de Verão para analisar a sua situação e perceber se é feliz com as escolhas que toma diariamente na sua vida activa.
gratidão.
o primeiro passo antes de começar a organizar, é sentirmos gratidão pelo que nos é proporcionado: um espaço para trabalharmos e produzirmos algo de útil; um lugar onde temos objectos especiais; um ambiente onde trabalhamos a nossa criatividade, inteligência e que nos dá o rendimento para o nosso dia-a-dia e vida familiar.
este exercício é uma excelente forma de nos sentirmos preparados para começar a arrumar.
reflexão.
visualize a sua rotina de trabalho e reflicta. qual a hora que se sente mais produtivo? quantas tarefas realiza por dia? como costuma ser a sua disposição? quantas pausas faz? tudo isto pode ser definido, idealizado e melhorado por si.
questione tudo o que mantém na sua secretária e nas gavetas. precisa de quantas canetas? os apontamentos em folhas soltas são necessários? agendas antigas são para manter?
organização.
é comum a acumulação e mistura de categorias num escritório. um hábito que nos conduz mais rapidamente à desorganização. podemos ter livros, documentos, papeladas, rascunhos, recordações/itens sentimentais, comida ou snacks, materiais electrónicos — desde o computador até aos 1001 cabos que muitas vezes não sabemos de onde são (esses cabos sem utilização, pode desde já deixar ir em paz).
organize tudo o que manteve no seu espaço por categorias.
clareza.
uma mesa de trabalho vazia e limpa ajuda-nos a manter o foco no que é mais importante.
defina um local exacto para todas as categorias. as canetas, blocos e todo o material de escritório (clips, agrafadores, fita-cola, etc) devem ficar mais próximo de si, guardados na gaveta ou em caixas de fácil acesso.
afecto.
Livros e objectos sentimentais (recordações de viagens, peças que já não são úteis mas são especiais e lhe trazem alegria) podem ser colocados como itens decorativos, de forma a poder olhar para eles diariamente e sentir alegria. aqueles que já não lhe dizem nada, pode deixar ir, com gratidão. sei que existem muitas vezes presentes de outras pessoas, que são lembranças, mas que nós nem gostamos muito. mantemo-los na nossa vida porque gostamos muito da pessoa que nos deu. pode deixar ir. o facto de apenas guardar o que lhe traz alegria em casa, não significa que goste menos da pessoa. o que tem valor é o gesto que ela teve consigo, não exactamente o objecto em si.
se tiver muitos itens sentimentais que lhe despertam alegria, aconselho sempre a ter uma caixa onde possa guardá-los todos juntos. será um prazer recuperar essas memórias, de tempos a tempos, quando abre a caixa para "visitá-los".
agendas antigas são a representação perfeita do viver no passado. quer manter na sua vida? trazem-lhe alegria? se assim for, aconselho que as guarde com carinho ou que as coloque numa zona visível, caso contrário, deixe ir também.
espaço.
canetas, lápis e marcadores, verifique se estão em condições, se têm tinta, se utiliza e escolha os favoritos. pode manter um stock, mas seja honesto consigo em relação à sua utilização. não vale a pena ocuparmos uma gaveta da nossa vida durante 10 anos com lápis e canetas que não utilizamos. espaço livre e vazio é positivo. deixa entrar novas energias.
cabos sem utilização. phones estragados. é para manter? usou quantas vezes? compraria novamente? são questões que pode colocar.
rascunhos e papeladas. aquele apontamento de há 5 anos de um curso que fez ainda tem aplicação? vai realmente consultar? tudo o que aprendemos, se não tem aplicação imediata, perde grandes possibilidades de ser aprendido. reflicta sobre isso e deite todos os apontamentos que sabe que não vai precisar. arquive-os correctamente, em capas ou micas, para tratar bem deles e saber onde estão. E, mais uma vez, deixe espaço livre.
documentos. organize por: guardar, deitar fora e pendente. dependendo da sua actividade, crie as categorias que precisar. mas não se esqueça: keep it simple. às vezes, demasiadas categorias só torna tudo mais complexo e mais rapidamente se desorganiza. os pendentes, sugiro que defina uma data de acção para cada um deles. pode dedicar 1h da sua semana a tratar de todos os pendentes. vai se sentir bem. vai sentir que tem controlo sobre os seus assuntos e muitas vezes tirar um peso de cima.
guarde apenas os documentos que sejam necessários. informe-se em relação ao tempo necessário para guardar cada documento ou comprovativo. muitas vezes mantemos tantos anos papeis na nossa vida sem qualquer necessidade. veja aqui quanto tempo tem que guardar facturas e outros documentos.
e ainda...
entre na organização digital e faça uma limpeza da sua caixa de e-mail. cancele subscrições que nunca abriu. apague ficheiros que nunca vai usar. desista das aplicações que não servem para nada. o seu computador vai ficar feliz. Mas sobre esta organização online, voltarei a falar outro dia!
existem mais aspectos a considerar, mas estes já nos ajudam a sentar de novo à secretária de forma mais tranquila e preparada. aumente a sua produtividade, disposição e concentração. E bom trabalho.